Annons

Deloitte AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Jönköpings kommun granskat utnyttjandet av kontorslokaler i kommunen. I dag finns en policy för lokalförsörjning och detta fungerar som styrdokument. Av policyn framgår det att tekniska kontoret har en kostnadsövervakande och rådgivande roll och att nämnderna och förvaltningarna ansvarar för lokalrevisioner, lokalplaneringar, beställningar och till sist bestämmer de själva vilka lokaler de hyr från tekniska.

Vill se central styrning

Granskningen visar att detta gör att det finns en risk att ansvaret för att nyttja kontorslokaler mer effektivt blir otydligt och oklart. Revisorerna anser att det skulle krävas en mer central styrning och de tycker att tekniska nämnden borde få ett större ansvar för lokalanvändningen.

När det gäller befintliga och framför allt inhyrda lokaler ser man kostnadsaspekten som det mest viktiga. Men vid nybyggnation är det viktigare med själva ytan per medarbetare.

Annons

Revisorerna anser att det borde ske en tätare uppföljning och utvärdering när det gäller utnyttjandet av kontorslokaler. Detta sker i dag främst vid nybyggnation.

Egna kontor ett problem

De dyraste lokalkostnaderna är i Hoven, där det betalas i snitt 50.000 kronor. Granskningen visar att tekniska kontoret i så stor utsträckning det går försöker att följa de riktvärden som finns, framför allt vid nybyggnationer som till exempel det nya stadshuset i Huskvarna och vid ombyggnationer som exempelvis A6-kasernen.

Det bedöms också ha gjorts flera åtgärder för att effektivisera lokalutnyttjandet. Samtidigt bedöms lokalerna i Hoven inte vara lokaleffektiva, vilket ger en hög lokalkostnad för förvaltningarna. Revisorerna anser därför att man bör fortsätta arbetet med att söka efter alternativa lokaler till kvarteret Hoven.

Förvaltningarna anses i liten grad ha vidtagit åtgärder för att skapa mer effektiva lokaler. Det bedöms vara en försvårande omständighet att det finns en kultur bland personalen att ha egna kontor.

Stor besparing gjordes

När det gäller förvärvet av kontorsfastigheten på A6 så anses detta ha inneburit många positiva effekter. Andelen kommunägda administrativa kontorslokaler ökade, samordningsmöjligheterna ökade, lokalkostnaderna minskade och expansionsmöjligheterna ökade. Ekonomiskt har detta inneburit att kommunen sparat minst 16,4 tusen kronor per anställd som flyttar från att hyra lokaler till A6. Till år 2018 har detta inneburit en besparing på minst 2.587 800 kronor per år på de 277 personer från socialförvaltningen som flyttat till A6.

Tekniska kontoret har i ett svar på granskningen uppgett att de delar de iakttagelser och bedömningar som gjorts. När det gäller önskemålet om mer central styrning bedömer tekniska kontoret att det finns svårigheter med detta då verksamheterna som berörs har personalansvar och ansvar för arbetsmiljön.

”Det måste däremot betonas vikten av att styrning för ansvariga chefer inom de olika förvaltningarna inriktas med mål att effektivisera användningen av kontorslokaler, där det finns behov av att bryta kultur bland personalen att ha egna kontor”, skriver tekniska kontoret.

Vill starta förstudie

De skriver vidare att de upplevt ett omfattande motstånd bland medarbetare och chefer när det gjorts förtätningar av kontorslokaler. Detta har försvårat arbetet.

När det gäller Hoven så uppger tekniska kontoret att man under flera år arbetat med förslag till nybyggnad av lokaler som ska kunna ersätta Hoven. De anser att en förstudie för ersättning av Hoven med nya lokaler bör kunna starta.

Slutligen håller tekniska kontoret med revisorerna om att det blivit flera positiva effekter med flytten till fastigheten vid A6.

Relaterat: Få senaste nytt med Jnytts app